с какими объектами работает ms access

Сведения об объектах базы данных

4873755a 8b1e 497e bc54 101d1e75d3e7

Проверьте, как это работает!

В приложениях Access доступно шесть объектов баз данных, с помощью которых вы сможете максимально эффективно использовать ваши данные. Узнайте о роли каждого объекта.

Таблицы

Access упорядобит данные по таблицам: списки строк и столбцов, напоминающие бухгалтерский блокнот или таблицу. В каждой таблице хранится информация по определенной теме, поэтому большинство баз данных включают несколько таблиц.

dc926a49 f328 4dca a0f1 adb381d3ffac

Строки в таблице называются записями, а столбцы — полями. Запись содержит все необходимые сведения о конкретном объекте, например, клиенте или заказе. Поле — это отдельный элемент сведений об этом объекте. Например, в таблице «Товары» каждая строка или запись будет содержать сведения об одном товаре. Каждые столбец или поле содержат определенный тип сведений об этом товаре, например название или цену. Если вы еще не сделали это, ознакомьтесь с основными сведениями о базах данных.

Запросы

В хорошо спроектированной базе данных сведения, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно распределены по нескольким таблицам. С помощью запроса можно извлечь данные из различных таблиц и собрать их, чтобы отобразить в форме или отчете.

Запрос может быть запросом результатов данных из базы данных и/или средством выполнения действий с данными. С помощью запросов можно получать ответы на простые вопросы, выполнять вычисления с использованием данных, объединять данные из различных таблиц, а также добавлять, изменять или удалять данные из базы данных.

Существует множество типов запросов, но к основным относятся два:

Основные типы запросов

Получение данных из таблицы и выполнение вычислений.

Запрос на изменение

Добавление, изменение или удаление данных. Для каждой задачи существует специальный тип запроса на изменение. В веб-приложениях Access запросы на изменение недоступны.

Формы

Формы подобны витринам в магазинах: с их помощью можно легко просматривать и получать необходимые элементы базы данных. Подобно бумажным формам формы Access — это объекты, с помощью которых пользователи могут добавлять, изменять и отображать данные из базы данных Access на компьютере. Очень важно спроектировать форму с учетом ее назначения. Например, если она предназначена для нескольких пользователей, хорошо спроектированная форма позволяет сделать ввод данных точным, быстрым и эффективным.

Отчеты

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и суммировать информацию из базы данных Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

Отчеты удобны в случаях, когда требуется представить информацию в базе данных для таких целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Макросы

Макрос — это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете в форму кнопку и связываете событие OnClick этой кнопки с макросом, он будет выполнять определенную команду при каждом нажатии этой кнопки.

Access предоставляет среду разработки для создания макросов. По сути, вы будете создавать список необходимых действий с помощью упрощенного языка программирования. Для некоторых действий требуется дополнительная информация, например в каком поле следует отобразить данные. Макросы легче создавать в среде разработки, так как здесь можно выбирать из списков действий и вводить необходимую информацию.

Макрос используется для автоматизации ряда действий, изменения данных в базе данных и многого другое. В конструкторе макрос предоставляет подмножество команд, доступных в Visual Basic для приложений (VBA). Большинству людей проще создать макрос для добавления функций в формы, отчеты и элементы управления, чем писать код VBA, но вы всегда можете преобразовать макрос в VBA из конструктора.

Предположим, вам нужно открыть отчет непосредственно из одной из форм для ввода данных. Добавьте кнопку в форму, а затем создайте макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием OnClick кнопки, либо внедренным непосредственно в событие OnClick. В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет.

Модули

Модули — это код VBA, создаваемый для автоматизации задач в приложении и выполнения функций более высокого порядка. Модули пишутся на языке программирования VBA. Модуль — это набор объявлений, инструкций и процедур, которые хранятся одним блоком.

Источник

Перечислите объекты, с которыми работает Access?

После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.

image028

Базовыми являются табицы, а производными – запросы.

8.Что такое имя объекта в Access? Каким требованием оно должно удовлетворять?

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (‘) и квадратных скобок ([ ]);

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

· не должно включать прямые кавычки («) в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

9.Укажите два возможных режима работы с окном объекта.

Оперативный режим, режим конструктора

10. Опишите основные элементы окна приложения Access и окна базы данных

Чтобы открыть существующую базу данных, необходимо выбрать в диалоговом окне (рис 2.1) значение переключателя Открыть базу данных и выбрать стандартным способом имя файла базы данных, например Учет1.

image030

Появившееся после запуска окно Microsoft Access показано на рис. 2.3.

Как видно из рисунка, большиство элементов окнаMicrosoft Access являются стандартными для среды Windows 98 или Windows 2000.

Строка заголовка.Строка заголовка содержит копию пиктограммы и заголовок программы Microsoft Access, а также кнопки управления этим окном.

Строка меню.По умолчанию строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Microsoft Access. Каждое меню открывается или щелчком мыши, или нажатием соответствующей комбинации клавиш, состоящей из клавиши Alt и клавиши с подчеркнутой в имени меню буквой.

Панели инструментов.В Microsoft Access 97 (2000) имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. Кнопки с пиктограммами имеют аналоги среди команд меню. Однако запуск команд с помощью кнопок панели инструментов осуществляется быстрее. Microsoft Access позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. С этой целью необходимо активизировать команду Панели инструментов меню Вид. В зависимости от режима работы и ситуации на экране некоторые кнопки могут быть неактивными.

h

Окно базы данных.В окне базы данных систематизированы по специальным типам объекты базы данных. Структура окна базы данных зависит от версии СУБД Access. Окно базы данных Microsoft Access 97 показано на рис. 2.4.

image032

Рис. 2.4. Окно базы данных Учет1.

Окно базы данных состоит из строки заголовка, шести вкладок: Таблицы, Заказы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули, а также трех кнопок : Открыть. Конструктор и Создать, расположенных справа от рабочего поля.

Строка заголовка состоит из кнопки системного меню с пиктограммой программы и кнопок управления окном базы данных. В строке заголовка отображается название базы данных.

На вкладках базы данных отображается множество отсортированных по категориям объектов, которые представляют собой состав базы данных.

Чтобы просмотреть полный состав объектов базы данных, необходимо выбрать команду Свойства базы данных из меню Файл или контекстного

image033

меню и затем в открывшемся окне Свойства выбрать вкладку Состав (см. рис. 2.5).

Рис 2.5. Окно свойств базы данных

Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения выбранного списка объектов Microsoft Access.

На рис. 2.4 верхняя кнопка Открыть служит для открытия таблицы, формы или запроса. Эта кнопка меняет название на Просмотр, если выбран отчет, или на Запуск, если выбран макрос.

Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим коструктора для доработки ранее созданного объекта.

Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.

Запросы.Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:

· Запрос на выборку. Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку могут быть построены другие типы запросов.

· Запрос на создание таблицы. Основой этого запроса является запросе на выборку, а результатом его выпрлнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.

· Запрос на обновление.

· Запрос на добавление.

· Запрос на удаление.

Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.

Формы.Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в Microsoft Access и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа, например, товарной накладной, платежного поручения, акта экспертизы.

Отчеты.Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде. В Microsoft Access имеются разнообразные способы конструирования отчетов.

Модули— это процедуры, написанные на языке Visual Basic for Applications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.

11. Что такое Мастер (таблиц, форм и т.д.)?

Создадим таблицу «Оклад по должности».

1. В диалоговом окне «Новая таблица» выбрать «Мастер таблиц». Первое диалоговое окно содержит категорию и образцы таблиц, а также список полей из выбранной таблицы.

2. Установить переключатель «Деловые». Из таблицы сотрудники используя кнопку «

Источник

Изучение структуры базы данных Access

Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.

Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.

В этой статье

Общие сведения

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Файлы баз данных Access

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

16099d2b 9f1f 404d bef1 78f7cb4eaab4

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2. Извлечение данных с помощью запроса.

3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.

4. Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.

Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.

Таблицы и связи

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта «Схема данных» невозможно. Используйте для этого поля подстановки.

c69597d6 7d61 471f 8cc4 837cb587eaa2

1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице «Покупатели».

2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.

Запросы

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.

e706a860 4ed9 4538 97f4 86d46b1a5f96

1. Таблица «Покупатели» содержит сведения о покупателях.

2. Таблица «Заказы» содержит сведения о заказах.

3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.

Формы

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.

Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.

b7aa0daa fd9c 406a 8002 866a58a69150

1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.

2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.

Отчеты

Отчет можно использовать для быстрого анализа данных или их определенного формата печати или другого формата. Например, вы можете отправить коллеге отчет, группный по данным и вычисляя итоги. Вы также можете создать отчет с адресными данными, отформатированные для печати почтовых наклеев.

37639279 607a 46ee ac8f de01e09c9bc4

1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.

3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.

После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.

Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных

Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.

Откройте нужную базу данных.

На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.

В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.

Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.

Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.

Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группе Печать нажмите кнопку Печать.

Просмотр таблицы в режиме конструктора

Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.

Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.

При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.

Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных «Числовой» не поддерживает ввод текста.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.

Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.

На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.

09ed9068 c996 4b85 a84c 90452b1157d0

Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.

3313d7cc b726 46b2 a379 d606ffb111a5

По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.

Лучший способ найти списки под поиска и значений — отобразить вкладку «Подытогов» и щелкнуть элементы в столбце «Тип данных» для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе «См. также».

Просмотр связей между таблицами

Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объекта Связи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.

Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.

Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.

ac330da6 f3af 49f3 8c39 664e20b050cf

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта «Схема данных» невозможно.

Источник

Оцените статью
Самые лучшие ответы на вопрос "Какой"
Adblock
detector